Das Papier hat ausgedient: Jobcenter Tempelhof-Schöneberg beginnt im März mit Umstellung auf die e-Akte

Kürzere Wartezeiten, schnellere Auskünfte – die Einführung der elektronischen Akte im Jobcenter Tempelhof-Schöneberg soll den Service für Kunden verbessern.

Ab dem 5. März werden die klassische Aktenhaltung und sämtliche Dokumente nach und nach abgelöst. In Charlottenburg-Wilmersdorf begann die Umstellung als erstem Jobcenter Berlins bereits vor einem Jahr. Tempelhof-Schöneberg zieht jetzt nach. In der e-Akte werden künftig alle wichtigen Unterlagen gebündelt und sind für die Mitarbeiter im Jobcenter mit nur wenigen Klicks abrufbar. Alle Dokumente, die jetzt noch schriftlich vorliegen, werden eingescannt und gespeichert.

Damit will die Verwaltung der enormen Papierflut entkommen. Eigenen Angaben zufolge umfasst die durchschnittliche Akte von Kunden eines Jobcenters 300 Seiten. Bundesweit werden insgesamt fünf Milliarden Blatt Papier in Jobcentern gelagert, wobei rund 1,8 Millionen täglich hinzukommen.

Neben der Einsparung von Lagerplätzen sollen Kunden in Zukunft schnellere Auskünfte erhalten. „Weil die Akte sofort auf den Bildschirmen verfügbar und nicht gerade im Haus unterwegs ist oder erst aus einer Ablage geholt werden muss“, heißt es in einer Pressemitteilung. Zugleich weist das Jobcenter darauf hin, alle Unterlagen ausschließlich in Kopie einzureichen. Originale sollten nur nach ausdrücklicher Aufforderung verschickt werden. Diese werden sonst nach der Digitalisierung noch acht Wochen aufbewahrt und anschließend vernichtet.

Wer Unterlagen an das Jobcenter schickt – per Brief oder per E-Mail – sollte weiter wie gewohnt die Bedarfsgemeinschaftsnummer (92210//xxxxxxx) angeben. Die Dokumente werden beim Scan weitgehend automatisch der richtigen Akte zugeordnet. „Der Einhaltung des Datenschutzes wird dabei höchste Priorität eingeräumt“, versichert das Jobcenter. Einblick in die Dokumente sollen immer nur die Beschäftigten bekommen, die diese für die Erledigung ihrer Aufgaben benötigen.

Wie schnell die Umstellung funktioniert, wird sich zeigen. Die e-Akte wird jedenfalls als „Grundbaustein für kundenfreundliche Online-Angebote in der Zukunft“ angesehen.