Dem Papier einen Korb geben: Jobcenter am Goslarer Ufer stellt auf eAkte um

Charlottenburg. Das Jobcenter Charlottenburg-Wilmersdorf ist das erste der zwölf Berliner Jobcenter, das die elektronische Akte (eAkte) eingeführt hat. Die Digitalisierung aller Vorgänge soll Bürokratie abbauen, Papier und Zeit sparen. Zeit, die den Kunden zugute kommen soll.

25.000 erwerbsfähige Leistungsempfänger beziehen derzeit beim Jobcenter Charlottenburg-Wilmersdorf ihre Grundsicherung nach dem Sozialgesetzbuch II. Das macht die Anlaufstelle am Goslarer Ufer zu einem der größten Jobcenter Berlins und auch zu einem der größten bundesweit, an dem die Umstellung auf die papierlose Akte bislang durchgezogen wurde. „Diese Vorreiterrolle hat uns durchaus Respekt abgenötigt“, berichtete Geschäftsführerin Dagmar Brendel.

Neun Monate Vorbereitungszeit

Die elektronische Akte wird von der Bundesagentur für Arbeit (BA) schon seit 2012 in den Agenturen für Arbeit und den Familienkassen eingesetzt. Bis Jahresende 2015 wurde dieses Verfahren im Hinblick auf seine Praxistauglichkeit für den Rechtskreis der Grundsicherung (SGB II) erfolgreich erprobt. Seit 2016 läuft nun das Digitalisierungsprojekt für die Berliner Jobcenter. Neun Monate Vorbereitungszeit brauchte es, um interne Abläufe zu analysieren und zu optimieren, die 500 Mitarbeiter am Goslarer Ufer zu schulen und an das neue Medium zu gewöhnen. Seit dem 13. März 2017 erhalten die Papierakten alter Vorgänge nun ein Schlussblatt mit dem Vermerk: "Ab hier eAkte". Die Daten von Neukunden werden gleich auf der Festplatte archiviert. Bis Juni 2018 sollen auch die elf anderen Berliner Jobcenter fit für die Zukunft gemacht werden.

Mehr Bürgernähe

Die Akten, die noch im Archiv hängen, nehmen 1300 Quadratmeter Platz in Anspruch und haben nach Angaben des Jobcenters „das Gewicht von ungefähr 100 Elefanten“. Diese Aktenberge werden nun langsam abschmelzen. „Es gibt natürlich Aufbewahrungsfristen und für laufende Anträge braucht es einfach ab und an einen Blick in die Papierakte. Deshalb können die Akten nur sukzessive abgebaut werden. Aber es kommen eben keine Akten mehr hinzu“, sagte Brendel. Vor allem bei den internen Abläufen würde jetzt enorm Papier gespart.

Johannes Pfeiffer, Geschäftsführer der Regionaldirektion Berlin-Brandenburg der BA, betonte die Dimension der Umstellung: „Die Digitalisierung ist ein herausforderndes Projekt. Es geht um mehr als nur die Umwandlung von Papier in Bytes.“ Carsten Engelmann (CDU), Sozialstadtrat und Vorsitzender der Trägerversammlung des Jobcenters Charlottenburg-Wilmersdorf, sagte: „Durch die Einführung der eAkte im Jobcenter konnten die Prozesse erheblich gestrafft werden. Dies kommt auch den Kunden zugute, indem Anfragen rascher beantwortet werden können. Digitalisierung bedeutet somit auch mehr Bürgernähe.“ maz