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Je kürzer, desto besser: Telefonkonferenzen im Homeoffice

Derzeit arbeiten viele Menschen in den eigenen vier Wänden und Telefonkonferenzen haben die persönlichen Treffen abgelöst. Feste Regeln verhindern, dass diese virtuellen Meetings an den Nerven zerren. Das R+V-Infocenter hat dazu ein paar Tipps zusammengestellt.

Wenn alle wild durcheinanderreden, einander ins Wort fallen oder laute Hintergrundgeräusche die Sprecher übertönen, kann eine Telefonkonferenz zur echten Belastungsprobe werden. „Disziplin und Rücksichtnahme sind hier besonders wichtig“, rät die Psychologin Karin Clemens, Geschäftsführerin des R+V-Dienstleisters Human Protect.

Ein begrenzter Zeitrahmen und eine bereits vorher bekannte Agenda verhindern, dass die telefonischen Meetings ausufern. Außerdem ist es sinnvoll, einen Moderator zu bestimmen, der die Tagesordnung im Blick hat und den Teilnehmern das Wort erteilt. „Ein Mensch kann sich gut 60 Minuten konzentrieren, auch 90 Minuten sind noch gut machbar. Aber spätestens dann braucht das Gehirn eine Pause. Das Gehirn ist ein ‚Sprinter’, kein ‚Marathonläufer’. Deswegen sind kürzere Einheiten besser“, so Clemens.

Besonders Menschen, die alleine leben, fehlt jetzt das kurze Schwätzchen mit den Kollegen auf dem Flur. Telefonkonferenzen sind jedoch nicht der richtige Ort dafür, sagt Clemens: „Das sprengt den Rahmen und zieht die Konferenzen unnötig in die Länge. Besser ist es beispielweise, sich zu zweit oder im kleinen Kreis mit netten Kollegen zu einem kurzen täglichen Kaffeeklatsch zu verabreden.“

„Auch wenn wir das nicht immer bewusst registrieren, läuft Kommunikation zu einem großen Teil nonverbal ab. Das macht Telefonkonferenzen schwieriger, weil wir uns dabei nicht mit Blicken und Gesten verständigen können.“ Karin Clemens rät deshalb, sich am Telefon klar und deutlich auszudrücken.

Hintergrundgeräusche wie schreiende Kinder, Tiere oder das Klingeln eines Handys sind für alle Teilnehmer einer Telefonkonferenz nervig. Für das Gespräch sollte sich jeder möglichst an einen ruhigen Ort zurückziehen und Fenster und Türen schließen.

Und das Wichtigste zum Schluss: Pünktlichkeit ist ein Muss bei virtuellen Meetings, damit nicht ständig alle Informationen wiederholt werden müssen. RR