Mehr Effizienz erwartet

Das Rathaus Reinickendorf startet die digitale Akte

In vielen Unternehmen ist der Schritt ins interaktive Zeitalter längst gegangen worden oder vollzieht sich noch. Der öffentliche Dienst hinkt dabei deutlich hinterher. Aber mittlerweile unternimmt zumindest der Bezirk Reinickendorf diesen Quantensprung.

Das Rathaus hat jetzt den Start der digitalen Akte bekannt gegeben. Dokumente können künftig digital übermittelt werden. Ein natürlich für die öffentliche Verwaltung ein nicht ganz einfacher Prozess, bei dem nicht zuletzt auch Datenschutzbestimmungen beachtet und eingehalten werden müssen.

Aber nach „engagierter Projektarbeit in neun verschiedenen Pilotbereichen“ kann das Bezirksamt jetzt einen Teilvollzug melden. Die organisatorischen und technischen Voraussetzungen zum Einführen der landeseinheitlichen Softwarelösung seien geschaffen worden. Nach dem Abschluss letzter Tests stehe der Beginn der Anwendung in den ersten Fachbereichen unmittelbar bevor. Zu ihnen gehören unter anderem das Büro der Bezirksverordnetenversammlung (BVV), das Rechtsamt, der Verwaltungsbereich im Ordnungsamt und die Betreuungsstelle beim Sozialamt. Ungefähr 100 Beschäftigte werden zunächst mit der digitalen Akte arbeiten. Weitere Organisationseinheiten sollen schrittweise im kommenden Jahr folgen. Laut Bezirksamt werden dafür rund 1500 IT-Arbeitsplätze mit der entsprechenden Software ausgestattet.

Vorteile bringt das zunächst vor allem für den internen Betrieb in der Verwaltung. Dokumente könnten nicht nur revisionssicher bearbeitet und gespeichert werden, sondern auch „effizient innerhalb des Bezirksamtes und bald auch zwischen den Behörden des Landes Berlin übermittelt werden“. Das stelle eine „enorme Arbeitserleichterung dar“ und ermögliche mehr Flexibilität für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Wobei das Wort „bald“ noch einmal deutlich macht, dass das Projekt erst am Anfang steht.

Im weiteren Verlauf sollen auch die Bevölkerung und die Wirtschaft davon profitieren. Etwa dadurch, dass ihre Anliegen schneller bearbeitet werden können und mancher Postweg gespart wird. Und insgesamt reduziert sich der analoge Schriftverkehr. Die digitale Akte sei „ein Gewinn für uns alle“, erklärte Bürgermeisterin Emine Demirbüken-Wegner (CDU). Ein Anfang dazu sei jetzt gemacht.